A evolução de tudo é fato. Não paramos de ver algo que aparece hoje ficar obsoleto em pouquíssimo tempo. Mas isso não acontece só com as máquinas, mas as nossas habilidades acabam entrando nesse meio, provocando um demanda por novos conhecimentos em quem não quer ficar para trás. Esse é um dos motivos, talvez o principal, pelo qual levam pessoas a um grave problema: a falta de tempo. Nesse artigo abordarei alguns problemas, bem como maneiras de evitá-los e dicas para uma melhor organização.

Sempre que eu chegava a um professor meu dizendo que não tinha tido tempo de fazer o que ele pediu ele me respondia: "tempo você teve, você só não deu prioridade ao que eu pedi". Será isso mesmo, a falta de tempo é apenas uma questão de prioridades? De certa forma eu acredito que ele esteja certo, você deve priorizar o que é realmente importante e dedicar seu tempo a fazê-los. Mas e se eu quiser priorizar tudo? Calma aê meu filho, pense bem: se você priorizar tudo na verdade não estará priorizando nada! Não é verdade?

Definir bem as prioridades e não perder esse foco é um dos pontos chave para um bom gerenciamento de tempo. Mas e como fazer isso? Primeiramente você deve se livrar dos maus hábitos. Cito um exemplo clássico entre os profissionais de TI: olhar o email com muita frequência. Voce pode ate dizer pra mim que pode surgir algo importante? Acontecem coisas importantes assim a todo momento? Quando tiver algo importante ligarão para você, esqueça esses benditos e-mails que olhá-los ja é um passo para abrir outras janelas e perder o foco.

Quem tem tempo não é aquele que não faz nada, mas aquele que sabe administrá-lo. Para isso, Stephen Covey (autor do livro: Os 7 Habitos das pessoas mais eficazes) criou uma metodologia que distribui uma série de atividades de acordo com as quatro maneiras (quadrantes) em que, segundo ele, empregamos o nosso tempo:

• Quadrante 1: aqui estão representadas as situações urgentes e importantes. Esse quadrante sufoca as pessoas, pois eles vivem apagando incêndios, resolvendo problemas e se tornam escravos do tempo. Enquanto sua atenção estiver voltada para esse quadrante, você continuará dominado e sentindo-se impotente diante do desperdício de tempo.
• Quadrante 2: Refere-se às atividades importantes mas não urgentes. Muitas vezes acabamos deixando um pouco de lado esse quadrante porque, apesar de importante, ele não tem o caráter de urgência.
• Quadrante 3: Nele está incluido tudo que é importante, mas não urgente. Quando você prioriza esse quadrante, pode está cometendo um erro fatal para a perda de tempo: o de fazer algo que não o ajudará a atingir os seus objetivos.
• Quadrante 4: Atividades que não são urgentes nem importantes. Quando você usa o tempo para fazer algo relacionado a esse quadrante está, na maioria das vezes, fazendo mau uso do seu tempo.

Acredito que a maioria das pessoas encaixa suas prioridades no quadrante 1 e é mais ou menos isso que Covey afirma. Ele diz que as pessoas que administram suas vidas a partir do surgimento de crises dedica 90% do seu tempo no quadrante 1 e 10% no quadrante 4. "Pessoas eficazes ficam afastadas das atividades dos quadrantes III e IV. Elas diminuem o tamanho do quadrante I e dedicam mais tempo ao quadrante II", diz Covey. O ideal é não priorizar a sua agenda e sim agendar as suas prioridades. Procure encaixar suas atividades segundo o esquema dos quadrantes e faça os ajustes necessarias para se tornar uma pessoa eficaz.

Quando se tem um grande numero de atividades, algumas ferramentas se tornam fundamentais, tais como: palms, celulares, a agenda do google, etc. Eu já utilizei agenda e é muito bom, sempre selecionava determinados horários para cada atividade e a cumpria rigorosamente. Isso foi muito produtivo, mas exigia algo que é bem difícil de conseguir: disciplina. Ser disciplina é extremamente importante, mas é quase uma façanha conseguir isso, mas o esforço vale a pena e nos torna muito mais produtivo.

Uma outra má conduta é a leitura de informações não muito úteis. As pessoas perdem muito tempo lendo informações que são interessantes mas não importantes. Para desenvolver uma disciplina, estabeleça um número de páginas para ler diariamente ou então determine um tempo fixo.

Para finalizar, volto ao que falei lá no início: as pessoas querem sempre mais para estarem acima de seus concorrentes e acabam aculmulando tarefas. Geralmente é reflexo de centralização excessiva. Você precisará desenvolver habilidades de liderança e delegar as tarefas. Para fazê-lo de maneira eficiente você precisa conhecer bem sua equipe e distribuir as tarefas de acordo com o perfil e a capacidade de cada um. Mas não seja um mal chefe, se você delegou, é porque confia nas pessoas, portanto, não fique interferindo no trabalho dos subordinados como se fosse o único capaz de resolver o problema com eficiência e dentro do prazo programado.

Encontre os problemas, tenha disciplina e seja uma pessoa mais eficiente e menos estressada com a falta de tempo!